Administración Electrónica - Universidad de Salamanca
El Registro Electrónico General de la Universidad de Salamanca es un registro de presentación de documentos para su tramitación con destino a la Universidad de Salamanca, de esta manera, en él se recogerá el asiento de entrada de los documentos presentados o recibidos, dirigidos a personas, órganos, unidades o centros dependientes de la Universidad de Salamanca.
La Universidad sólo admitirá en su Registro Electrónico la presentación de escritos, solicitudes y comunicaciones firmados mediante el sistema de firma electrónica que resulte adecuado para garantizar la identidad, autenticidad e integridad de los documentos electrónicos y que sea compatible con los medios técnicos de que disponga la Universidad.
Existen limitaciones, con carácter general, en cuanto a los tipos de documentos a presentar (según NTI preferentemente formatos correspondientes a un estándar abierto, siendo formatos no permitidos como por ejemplo: .zip o .rar), o al tamaño de los mismos. El tamaño máximo por fichero será de 100 MB.
Para realizar un registro electrónico debe disponer de DNI Electrónico o Certificado Electrónico en vigor. Además debe tener instalada la aplicación Autofirma. También, puede comprobar si su equipo informático está listo para realizar cualquier trámite electrónico en “Requisitos técnicos”.
El Registro Electrónico General está bajo la supervisión de la Secretaría General de la Universidad de Salamanca.
PROCEDIMIENTOS
Desde el catálogo de servicios puede acceder a los diferentes procedimientos electrónicos que se ofrecen en la sede electrónica.
Algunos de ellos sólo serán accesibles durante las fechas indicadas en la convocatoria correspondiente.
PORTAFIRMAS
El Servicio de Portafirmas permite la integración de la firma electrónica en los flujos de trabajo de la Universidad de Salamanca. La aplicación web del Portafirmas, con apariencia similar a la del correo electrónico, posibilita la firma electrónica de documentos de forma sencilla por parte de los usuarios (PAS y PDI) activados previamente. Los documentos firmados se archivan electrónicamente, facilitando su conservación, custodia y verificación desde el Verificador de Documentos de la sede electrónica.
Los documentos firmados en Portafirmas cumplen con los requisitos legales de las leyes de procedimiento administrativo regulados en de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
En Portafirmas podemos:
- Firmar documentos de forma personal o mediante el uso de cargo institucional.
- Firmar documentos desde cualquier ubicación y desde cualquier dispositivo de forma sencilla y de fácil acceso.
- Posibilidad de firmar múltiples documentos.
- Avisos de correo al firmante (informándole de si tiene alguna petición de firma pendiente) y al solicitante (informándole de cambios en el estado de la solicitud).
- Disponibilidad 24 h /7 días
- Posibilidad de acceso al histórico de documentos firmados.
- Eliminación del papel con validez equivalente.
Los requisitos para poder utilizar Portafirmas son:
- Alta en la aplicación. Solo para PAS y PDI de la USAL. Deberá solicitarlo en sede@usal.es.
- Certificado electrónico de usuario reconocido: DNIe, Certificado digital de la FNMT (persona física o empleado público).
- Cualquier navegador (Firefox, Chrome, Edge, Safari).
- Autofirma, instalada en su equipo o dispositivo móvil.
VERIFICADOR DE DOCUMENTOS
El Servicio Verificador de Documentos permite consultar cualquier documento electrónico firmado por la Universidad de Salamanca en el que se incluya un código seguro de verificación (CSV).
El CSV o ID del documento es un conjunto de dígitos que identifican de forma única cualquiera de los documentos emitidos por la Universidad de Salamanca.
El Código Seguro de Verificación (CSV) o ID del documento garantiza, mediante el cotejo en la sede electrónica, la integridad del documento (artículo 42 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público). Esta funcionalidad resulta útil cuando el ciudadano ha impreso el documento electrónico emitido por la Universidad de Salamanca y lo presenta en otro organismo o institución, de forma que esa otra entidad podrá comprobar la veracidad de la documentación presentada y que ésta no ha sido alterada.
Este código se encuentra impreso en todas y cada una de las páginas de cada documento y posibilita el cotejo con el documento electrónico original, convirtiéndose en una copia auténtica.
Cualquier persona que necesite comprobar la validez de un documento con CSV, podrá hacer accediendo a este servicio.
CARPETA CIUDADANA
El Servicio Carpeta Ciudadana o Área Personal de la sede electrónica, es la carpeta personal donde las personas interesadas en los procedimientos administrativos electrónicos podrán acceder a los documentos y expedientes que les atañan. Se podrá acceder a ella con DNIe o certificado digital reconocido por @firma, idUSAL o a través de la plataforma Cl@ve (Identidad electrónica para las administraciones).
La creación del Área Personal se realiza de forma automática, cuando realiza un trámite administrativo a través de la Sede Electrónica o de forma presencial en el Registro Único de la Universidad de Salamanca.
En el Área Personal puede conocer el estado de sus trámites a través de:
- Tareas pendientes: accediendo a los expedientes en los que actualmente tiene pendiente de realizar alguna operación o trámite.
- Expedientes: localizando mediante un filtro de búsqueda cualquier expediente que haya realizado con la administración universitaria.
- Notificaciones: accediendo a las notificaciones enviadas como parte de la tramitación de un procedimiento administrativo.
- Documentos: buscando documentos de todos y cada uno de los expedientes.
- Mensajes: consultando los mensajes que la Universidad de Salamanca envía al ciudadano para informarle sobre algún expediente.
- Datos de contacto: actualizando los datos e información de contacto almacenadas.
- Representaciones: consultando los representantes que pueda tener asociados o los representados a quien representa.
TABLÓN ELECTRÓNICO DE ANUNCIOS
El Servicio Tablón Electrónico de Anuncios permite el acceso por medios electrónicos a la información mediante acuerdos, resoluciones y actos administrativos de los órganos y servicios de la Universidad de Salamanca, que por normativa deban publicarse. No requiere ningún tipo de acreditación de la identidad del ciudadano.
NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS
A través del Servicio de Notificaciones Electrónicas de la Universidad de Salamanca se ponen a disposición de los/las interesados/as las notificaciones electrónicas.
Las notificaciones se practicarán por medios electrónicos, mediante comparecencia en sede electrónica de la Universidad, salvo que los interesados en el procedimiento que no estén obligados a relacionarse electrónicamente con la Universidad manifiesten lo contrario.
Cuando se genera una notificación electrónica el interesado/a recibirá un correo electrónico informando de que, en su Área Personal de la sede electrónica, dispone de una notificación que podrá consultar. El acceso a las notificaciones será a través del apartado “notificaciones” del Área Personal de la sede electrónica.
Para garantizar la identidad y el no repudio de quien realiza cualquier operación en el Servicio de Notificaciones Electrónicas, el sistema (una vez autenticados con nuestras credenciales) mostrará un texto explicando los efectos jurídicos y, a continuación, le obligará a aceptar/rechazar la notificación. Si la acepta, podrá tener acceso al documento notificado. Si por el contrario rechaza la notificación, no podrá conocer el contenido de la notificación que ha rechazado.